Julkaistu · 29.9.2026
Näin SDRbuddy käsittelee tietojasi
SDRbuddy on suunniteltu auttamaan ihmisiä valmistautumaan yritysmyynnin puheluihin, saamaan tukea puhelun aikana ja hoitamaan välittömät jatkotoimet. Suunnittelun lähtökohtina ovat rajatut CRM-tiedot ja prospektitietojen tilapäinen käsittely.
SDRbuddyn viisi perustaa
1. CRM-tiedot on rajattu jo suunnittelussa
Prospektin CRM-tiedot: Yritys + Rooli + Nimi… Siinä kaikki!
2. Ei SDRbuddyn prospektitietokantaa
Suunnitteluperiaatteena ei prospektisisältöjen tietokantaa.
3. Tekoälypalvelut asiakkaan hallinnassa
Asiakas voi rajata käsittelyä, ei laajentaa sallittuja tarkoituksia, tietoja tai oikeudellisia rajoja.
4. Ihmisen johtamaa myyntiä, tekoälyn tukemana
Ihminen ennen tekoälyä; ei itsenäisiä yhteydenottoja eikä tunne-, biometristä tai ääneen perustuvaa päättelyä.
5. Tietoturva ja tietosuoja osana palvelua
Minimointi, rajattu säilyttäminen ja hallittu pääsy ovat suunnitteluperiaatteita; toteutus vaatii näyttöä.
Suunniteltu vähentämään asiakkaan tietojen altistumista
Vahvin tapa suojata asiakkaan tietoja on usein olla keräämättä, kopioimatta tai säilyttämättä niitä alun perin. SDRbuddy on suunniteltu tämän periaatteen ympärille. Sen arkkitehtuuri minimoi automaattisen CRM-tietojen siirron, välttää varjo-CRM:n muodostamisen ja rajoittaa pitkäaikaista säilyttämistä aina kun se on käytännöllistä.
Mitä CRM:stäsi todella siirtyy?
Taulukko kuvaa SDRbuddyn automaattisen CRM-siirron oletusrajaa. Se ei kuvaa erikseen sallittua tiedonhakua tai tietoja, joita käsitellään muussa hyväksytyssä tarkoituksessa.
| Siirtyy automaattisesti oletuksena | Ei siirry automaattisesti |
|---|---|
|
|
SDRbuddy ei ole CRM:si
Näin tilapäinen käsittely toimii
Tilapäiseen käsittelyyn voi sisältyä työmuistia, tiedonsiirtoa, välimuisteja tai jonoja. Sovellettava elinkaari, ulkoisten palveluntarjoajien ehdot ja mahdolliset perustellut palvelutiedot kuvataan erikseen seuraavissa osioissa.
Mitä säilytetään?
| Asiakkaan CRM-tietokanta | Säilyy asiakkaan määrittämässä järjestelmässä. |
|---|---|
| SDRbuddyn prospektirekisteri | Suunnittelun mukaan ei kerryvää prospektisisältöjen tietokantaa. |
| Varjo-CRM | Ei synny hyväksytyn suunnittelun perusteella. |
| Tilapäinen työskentelykonteksti | Käytetään tilapäisesti valtuutetun käsittelyn elinkaaressa. |
| Asiakastyötilan asetukset | Voidaan säilyttää, kun se on palvelun kannalta perusteltua. |
| Palvelu-, tietoturva- ja mittaustiedot | Voivat säilyä hallittuihin käyttötarkoituksiinsa. |
Säilyttäminen riippuu tietoryhmästä, käyttötarkoituksesta, toteutuksesta ja sopimusvaatimuksista. Ulkoisten palveluntarjoajien tietojen säilyttämistä arvioidaan erikseen.
Miksi tämä suunnittelu parantaa tietosuojaa
Kun automaattisesti siirrettävien, käsiteltävien ja säilytettävien asiakastietojen määrää vähennetään, myös työnkulussa altistuvien tietojen määrä vähenee. SDRbuddyn lähestymistapa alkaa tietojen minimoinnista ja rajatusta säilyttämisestä sen sijaan, että se keräisi laajan kopion asiakkaan tiedoista.
Yritysten tietoturvatiimien usein kysymiä kysymyksiä
Mitä tietoja CRM:stämme siirtyy automaattisesti?
Automaattinen oletusraja on yrityksen nimi sekä valinnainen sallittu yhteyshenkilön nimi ja ammatillinen rooli tai tehtävänimike. Laajempia CRM-tietueita ei siirretä automaattisesti prospektin taustatiedoiksi.
Rakentaako SDRbuddy oman prospektitietokannan?
Hyväksyttyyn suunnitteluun ei kuulu kertyvä SDRbuddyn prospektisisältöjen tietokanta. Erillisillä palvelu-, tietoturva- ja mittaustiedoilla voi silti olla omat hallitut käyttötarkoituksensa.
Korvaako SDRbuddy CRM:mme?
Ei. SDRbuddy tukee valtuutettua työnkulkua; asiakkaan määrittämät CRM- ja muut järjestelmät ovat edelleen paikkoja, joissa pitkäaikaiset liiketoimintatiedot voivat olla oman hallintasi mukaisesti.
Mitä jää jäljelle puhelun jälkeen?
Tilapäistä kontekstia ei ole tarkoitettu pysyväksi prospektisisältöjen tietovarannoksi. Asiakkaan järjestelmien tiedoilla, perustelluilla palvelutiedoilla ja ulkoisten palveluntarjoajien tiedoilla on omat sovellettavat ehtonsa.
Miten SDRbuddy minimoi asiakkaan tietojen altistumisen?
Se alkaa rajaamalla automaattista CRM-tuontia ja välttämällä kertyvää prospektisisältöjen tietokantaa sekä hallitsemalla säilyttämistä käyttötarkoituksen ja elinkaaren mukaan.
Rajatut CRM-tiedot ja selkeä tietojen alkuperä
Suunnittelussa tavallinen automaattinen CRM-tietojen tuonti prospektin taustatiedoiksi rajataan yrityksen nimeen sekä, jos tiedot ovat saatavilla ja sallittuja, kohdehenkilön nimeen ja ammatilliseen rooliin tai tehtävänimikkeeseen. Laajempia CRM:n prospektitietueita ei tuoda. Erikseen sallittu julkisiin tai ulkoisiin lähteisiin perustuva tiedonhaku on eri tietolähde.
Tavallisessa automaattisessa CRM-tuonnissa prospektin taustatietojen hyväksytty enimmäislaajuus on yrityksen nimi sekä valinnaisina kohdehenkilön nimi ja ammatillinen rooli tai tehtävänimike. Valinnaisten tietojen on oltava saatavilla ja sallittuja. Tämän suunnittelun mukaan laajempaa CRM-tietueen sisältöä — kuten yrityksen verkkotunnusta, sähköpostiosoitetta, puhelintietoja, muistiinpanoja, aiempien yhteydenottojen historiaa, viestintää, vapaata tekstiä tai mukautettuja prospektikenttiä — ei koskaan tuoda automaattisesti prospektin varsinaisiksi taustatiedoiksi. Rajattuja teknisiä tietuetunnisteita voidaan käyttää erikseen hallittuihin integraatio- tai kohdistustarkoituksiin. Se ei tee niistä prospektin taustatietoja.
Erikseen sallittu tiedonhaku julkisista tai ulkoisista lähteistä voi tuottaa yritystä tai ammatillista toimintaa koskevia taustatietoja. Esimerkiksi sallitulla tiedonhaulla itsenäisesti löydetyn yrityksen verkkotunnuksen alkuperä on eri kuin CRM:stä tuodun verkkotunnuksen. Kielletyn CRM-tiedon välittäminen haku- tai tekoälypalvelun kautta ei tee siitä sallittua tutkimustietoa. Myös tuotettua avustavaa sisältöä ja sallittuja välittömän puhelunjälkeisen käsittelyn tietoja hallitaan erikseen. CRM-tuonnin kolmen kentän raja ei siis tarkoita, että SDRbuddy käsittelisi kaikissa tilanteissa vain kolmea tietokenttää.
Tekoälypalveluille määritellyt tarkoitukset ja valtuutukset
Hallintaperiaatteet edellyttävät, että tekoälykäsittely pysyy sallituissa käyttötarkoituksissa ja tietorajoissa sekä täyttää vaaditut asiakkaan valtuutusta ja oikeudellista perustaa koskevat ehdot. Asiakkaan hyväksyntä voi rajata käsittelyä, mutta se ei voi sallia näiden rajojen ulkopuolista käsittelyä.
Ulkoiset tekoäly-, haku- tai tutkimuspalvelut voivat käsitellä tietoja osana valtuutettua työnkulkua. Hallintaperiaatteet rajaavat kunkin palvelun tietoihin, jotka ovat sille sallittuja ja sen tehtävän kannalta tarpeellisia. Ne eivät anna rajoittamatonta pääsyä CRM:ään. Asiakaskohtaisten tietojen tulee yksilöidä olennaiset palvelut sekä kuvata niiden tarkoitukset, tietoryhmät, käsittelypaikat ja olennaiset säilyttämistä, koulutuskäyttöä, muuta toissijaista käyttöä ja ihmisten pääsyä tietoihin koskevat ehdot. Ehdot riippuvat käytettävästä palvelusta ja sen asetuksista. SDRbuddyn oma tilapäinen käsittely ei osoita, ettei palveluntarjoaja säilyttäisi tietoja, eikä muodosta yleistä lupausta koulutuskäytön puuttumisesta.
SDRbuddyn hallintaperiaatteiden mukaan asiakkaasta tai prospektista peräisin olevia tietoja vastaanottavan ulkoisen tekoäly-, haku-, tutkimus- tai päättelypalvelun käyttöönotto ensimmäistä kertaa edellyttää lähtökohtaisesti asiakkaan valtuutetun edustajan nimenomaista hyväksyntää, ellei voimassa oleva hyväksyntä jo kata järjestelyä. Tiedon saaminen, tiedon vastaanottamisen kuittaaminen ja määritellyn järjestelyn hyväksyminen ovat eri toimia. Tämä liiketoiminnallinen hyväksyntä ei yksin muodosta lakisääteistä suostumusta, sopimusperusteista valtuutusta, alikäsittelijän käyttövaltuutusta tai kansainvälisen tiedonsiirron valtuutusta.
Voit kieltäytyä järjestelystä tai peruuttaa hyväksynnän toteuttamiskelpoisessa rajauksessa. Kyseisen tulevan käsittelyn on tämän jälkeen noudatettava valtuutuksen tilaa. Vaihtoehtoista palvelupolkua ei taata. Peruuttaminen ei automaattisesti poista aiempia tuotoksia, asiakkaan järjestelmiin tallennettuja tietoja tai perustellusti säilytettävää näyttöä. Olennaiset muutokset edellyttävät arviointia sekä tilanteen mukaista tiedottamista, kuittausta tai uutta hyväksyntää. Myös varapalveluntarjoajan on täytettävä sille kuuluvat ehdot itsenäisesti.
Tilapäinen prospektitietojen käsittely, hallittu säilyttäminen
SDRbuddy on suunniteltu käsittelemään prospektikohtaisia tietoja tilapäisesti kerryttämättä niistä omaa sisältötietokantaa. Tämä ei tarkoita, ettei mitään tietoja säilytettäisi: palvelu-, tietoturva- ja mittaustietoja voidaan säilyttää, ja ulkoisten palveluntarjoajien tietojen säilyttämistä koskevat omat hallitut ehtonsa.
SDRbuddyn tavanomaisessa arkkitehtuurissa ei tarkoituksellisesti ylläpidetä pysyvää prospektisisältöjen tietovarantoa sen jälkeen, kun tietoja ei enää tarvita valtuutetun käsittelyn elinkaaressa. Tilapäiseen käsittelyyn voi sisältyä muistia, tiedonsiirtoa, välimuisteja tai jonoja. Myös lokien, varmuuskopioiden tai näytön sisältämällä sallitulla prospektisisällöllä on oltava määritelty tarkoitus ja rajattu elinkaari. Tili-, tunnistautumis-, laskutus-, tuki-, tietoturva- ja muut perustellut palvelutiedot ovat eri asia kuin prospektisisältö. Nimeämiisi järjestelmiin siirretyt tuotokset voivat säilyä niissä oman hallintasi mukaisesti. Ulkoisten palveluntarjoajien säilyttämiskäytännöt arvioidaan erikseen.
Säilyttämisen ja poistamisen tulee noudattaa kyseistä tietoryhmää, käyttötarkoitusta, toteutusta ja sopimusvaatimuksia. Henkilötietojen käsittelypalvelun päättyessä toimintamalli säilyttää asiakkaalle kuuluvan valinnan edelleen hallussa olevien tietojen poistamisesta tai palauttamisesta. Jo vanhentuneita tai poistettuja tilapäisiä tietoja ei tarvitse luoda uudelleen. Jos sallittuja jäännöskopioita jää varmuuskopioihin, niiden on pysyttävä suojattuina, poissa tavanomaisesta tuotantokäytöstä ja rajatun vanhenemisajan piirissä. Jäännöskopioita ei katsota loppuun suoritetuksi poistamiseksi. Tarkat ajat ja järjestelyt kuuluvat palveluasi koskeviin tietoihin.
Toiminnan mittaaminen ilman prospektiprofiilien tietovarantoa
Suunnittelussa mittausyksikkönä on yhteydenottoyritys (Contact Attempt). Sallittuja toiminta-, tulos- ja varmentamistietoja voidaan säilyttää hallittuihin tarkoituksiinsa ilman, että niistä muodostetaan prospektitutkimusten, yhteydenottohistorioiden tai laajempien CRM-tietueiden tietovarantoa. Analytiikalla ja teknisillä tunnisteilla ei saa kiertää CRM-rajausta. Uudelleenkäyttö SDRbuddyn omiin tarkoituksiin, kuten vertailuanalyyseihin tai mallien kouluttamiseen, edellyttää erillistä arviointia ja valtuutusta. Se ei seuraa pelkästään palvelun tarjoamisesta. Pelkkä nimen poistaminen tai korvaaminen ei osoita tietojen olevan anonyymejä.
Ihminen vastaa toiminnasta
Hyväksytty suunnittelu tukee ihmistä ennen puhelua, sen aikana ja välittömästi sen jälkeen. Siihen eivät kuulu itsenäiset yhteydenotot prospekteihin eivätkä tunne-, biometrinen tai ääneen perustuva päättely. Ihmiset vastaavat edelleen myyntitoimistaan.
SDRbuddyn hyväksytty, ensisijaisesti yritysmyyntiin tarkoitettu toiminta kattaa valmistautumisen juuri ennen puhelua, tuen sen aikana ja avun välittömästi sen jälkeen. Suunnitteluun eivät kuulu itsenäiset yhteydenotot prospekteihin eivätkä tunne-, biometrinen tai ääneen perustuva päättely. Tekoäly tukee työtä tekevää ihmistä. Se ei siirrä vastuuta myyntitoimista tekoälylle.
Suojatoimet, joille on näyttöä
Hyväksytyssä arkkitehtuurissa tietojen minimointi, rajattu säilyttäminen, käyttöoikeuksien hallinta ja tietoturvavastuut ovat osa palvelun suunnittelua. Kunkin toteutuksen suojatoimista tarvitaan niitä tukeva näyttö. Suunnittelun hyväksyntä ei ole tietoturvasertifiointi.
Hyväksytty tietosuoja- ja tietoturvakehys edellyttää käyttötarkoitukseen rajattua käsittelyä, tietojen minimointia, hallittuja käyttöoikeuksia, luottamuksellisuutta, asianmukaisia tietoturvatoimia ja yhteistyötä poikkeamatilanteissa. Toteutettujen suojatoimien tulee vastata todellista käsittelyä ja sovellettavaa tietoturvadokumentaatiota. Tiettyä toteutusta koskevassa näytössä on erotettava käytössä olevat kontrollit vaatimuksista ja tulevista tavoitteista. Tämä sivu ei esitä väitettä riippumattomasta sertifioinnista eikä takaa täydellistä tietoturvaa.
Selkeät käsittelypaikat ja tiedonsiirtojärjestelyt
Käsittelyn maantieteellistä sijaintia tulee tarkastella sovellusinfrastruktuurin, tallennettujen tietojen, ulkoisten palvelujen, tukihenkilöstön pääsyn ja jatkokäsittelyn osalta. Palvelun ylläpito tietyllä alueella ei yksin osoittaisi kaiken käsittelyn pysyvän siellä. Asiakasta koskevissa tiedoissa tulee kuvata olennaiset sijainnit ja tiedonsiirtojärjestelyt. Palveluntarjoajan hyväksyminen ei erikseen valtuuta kaikkia kansainvälisiä tiedonsiirtoja eikä laajenna käsiteltäväksi sallittujen tietojen joukkoa. Tämä sivu ei väitä käsittelyn tapahtuvan yksinomaan EU:ssa.
Vastuut ja tarkemmat tiedot
Tavanomaisessa asiakkaan ohjaamassa prospektitietojen käsittelyssä SDRbuddyn suunniteltu järjestely on, että asiakas toimii rekisterinpitäjänä ja SDRbuddy henkilötietojen käsittelijänä. Todelliset roolit riippuvat toiminnasta. Toimintamalli osoittaa asiakkaalle vastuut lainmukaisista tarkoituksista, lähdetiedoista, ohjeista, läpinäkyvyydestä, valtuutetuista käyttäjistä, ulospäin suuntautuvista yhteydenotoista ja tietojen säilyttämisestä asiakkaan järjestelmissä. SDRbuddyn käsittelijävastuisiin kuuluvat hallittu käsittely, luottamuksellisuus ja tietoturva, palveluntarjoajien valvonta, soveltuva apu oikeuksien toteuttamisessa ja poikkeamatilanteissa sekä poistaminen tai palauttaminen. Sovellettavat sopimukset ja käsittelyn kuvaus määrittävät järjestelyn. Tämä sivu selittää sitä eikä korvaa niitä.
Kun arvioit pilottia tai palvelua, pyydä SDRbuddy-yhteyshenkilöltäsi omaa toteutustasi koskevat tiedot: käsittelyn laajuus, käytettävät palveluntarjoajat ja palvelut, säilyttämisen ja koulutuskäytön ehdot, käsittelypaikat ja tiedonsiirtojärjestelyt, tietoturvan näyttö, sovellettava tietojenkäsittelysopimus sekä muu arviointia tukeva aineisto. Asiakaskohtaisten rajoitusten ja hyväksynnän tilan tulee näkyä näissä tiedoissa. Julkinen yleiskuvaus tai pilotin hyväksyntä ei yksin muodosta tuotantokäytön valtuutusta.